Bạn đã bao giờ thắc mắc: Microsoft đã có Word, Excel, PowerPoint và bộ Office rất đầy đủ, vậy tại sao lại tiếp tục ra mắt Office 365? Sau đó Office 365 lại đổi tên thành Microsoft 365?
Nếu nhìn bên ngoài, điều này khá khó hiểu. Nhưng thực tế, Office và Microsoft 365 không chỉ khác nhau ở cái tên. Đây là sự thay đổi trong cách Microsoft cung cấp phần mềm và cách chúng ta sử dụng máy tính.
Hãy cùng tìm hiểu theo cách đơn giản nhất, ngay cả khi bạn không rành về công nghệ.
Office là gì?
Trước tiên, hãy quay lại với bộ Microsoft Office quen thuộc.
Đây là bộ phần mềm văn phòng mà rất nhiều người đã sử dụng trong nhiều năm, bao gồm những cái tên quen thuộc như:
- Microsoft Word: soạn thảo văn bản.
- Microsoft Excel: làm bảng tính, tính toán, quản lý dữ liệu.
- Microsoft PowerPoint: tạo bài thuyết trình.
- Microsoft Outlook: quản lý email, lịch và công việc.
Trước đây, Microsoft thường phát hành Office thành từng phiên bản.
Chẳng hạn:
Office 2010 → Office 2013 → Office 2016 → Office 2019 → Office 2021 → Office 2024.
Người dùng có thể mua một phiên bản, cài vào máy tính rồi sử dụng.
Nói đơn giản:
Office truyền thống giống như mua một chiếc xe: trả tiền một lần và sử dụng chiếc xe đó trong nhiều năm.
Vậy tại sao Microsoft lại cần Office 365?
Đây mới là phần thú vị.
Thế giới công nghệ thay đổi rất nhanh. Trước đây, bạn có thể mua một bộ Office rồi sử dụng trong 5–7 năm mà không cảm thấy có vấn đề gì.
Nhưng ngày nay, chúng ta làm việc trên rất nhiều thiết bị:
Máy tính → laptop → điện thoại → máy tính bảng → Internet → Cloud.
Người dùng cũng muốn dữ liệu của mình có thể được truy cập ở nhiều nơi.
Ví dụ:
Buổi sáng bạn soạn một tài liệu Word trên laptop.
Đến công ty, bạn muốn mở tài liệu đó trên máy tính khác.
Buổi tối về nhà, bạn lại muốn chỉnh sửa tiếp trên máy tính cá nhân.
Nếu trước đây, bạn có thể phải chép file bằng USB hoặc gửi email cho chính mình.
Nhưng với các dịch vụ đám mây như OneDrive, tài liệu có thể được lưu trực tuyến và đồng bộ giữa các thiết bị.
Đây chính là một trong những thay đổi lớn mà mô hình Office 365 hướng tới.
Office 365 thực chất là gì?
Hiểu đơn giản:
Office truyền thống là phần mềm bạn mua.
Office 365 là dịch vụ bạn đăng ký để sử dụng.
Với Office truyền thống, bạn thường:
Mua một lần → cài đặt → sử dụng phiên bản đó.
Còn với Office 365:
Đăng ký → sử dụng → nhận cập nhật liên tục trong thời gian thuê bao còn hiệu lực.
Vì vậy, thay vì vài năm lại phải mua một phiên bản Office mới, người dùng Office 365 có thể tiếp tục sử dụng phiên bản được cập nhật theo chính sách của gói thuê bao.
Đây cũng là lý do mô hình này thường được gọi là phần mềm dạng dịch vụ.
Bạn không chỉ mua một phần mềm.
Bạn đang trả tiền để sử dụng một dịch vụ liên tục.
Office 365 không chỉ có Word và Excel
Đây là điểm nhiều người dễ hiểu nhầm.
Nếu chỉ nhìn vào Word, Excel và PowerPoint thì Office 365 có vẻ không khác Office truyền thống quá nhiều.
Nhưng Microsoft 365 hiện nay là một hệ sinh thái rộng hơn.
Tùy từng gói, người dùng có thể được sử dụng:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneDrive
- OneNote
- Các tính năng cộng tác trực tuyến
- Một số tính năng AI
- Các dịch vụ bổ sung khác
Ví dụ, bạn có thể viết một tài liệu Word, lưu trên OneDrive rồi mở lại trên một thiết bị khác.
Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu cho người khác thay vì phải gửi đi gửi lại nhiều phiên bản file.
Đối với người dùng cá nhân, điều này giúp công việc thuận tiện hơn.
Đối với doanh nghiệp, khả năng làm việc trực tuyến và cộng tác còn quan trọng hơn rất nhiều.
Office 365 khác Office như thế nào?
Để dễ hình dung, hãy xem bảng dưới đây:
| Office mua một lần | Microsoft 365 |
|---|---|
| Trả tiền một lần | Trả phí theo tháng/năm tùy gói |
| Sử dụng một phiên bản | Nhận cập nhật trong thời gian thuê bao |
| Chủ yếu là phần mềm | Phần mềm + dịch vụ trực tuyến |
| Ít phụ thuộc vào Cloud | Tích hợp mạnh với Cloud |
| Không tự động chuyển sang phiên bản Office lớn tiếp theo | Có cập nhật tính năng theo gói |
| Phù hợp người muốn mua một lần | Phù hợp người muốn sử dụng hệ sinh thái Microsoft |
Tất nhiên, không phải tất cả tính năng đều giống nhau giữa các gói. Microsoft có nhiều gói khác nhau dành cho cá nhân, gia đình và doanh nghiệp.
Tại sao Microsoft thích mô hình thuê bao?
Không chỉ Microsoft, rất nhiều công ty phần mềm hiện nay cũng chuyển sang mô hình thuê bao.
Lý do khá dễ hiểu.
Hãy tưởng tượng bạn bán một phần mềm giá 2 triệu đồng.
Khách hàng mua một lần và có thể sử dụng trong nhiều năm.
Sau khi bán xong, bạn phải chờ rất lâu mới có cơ hội bán lại cho khách hàng đó.
Nhưng với mô hình thuê bao:
Khách hàng trả tiền hàng tháng hoặc hàng năm để tiếp tục sử dụng dịch vụ.
Điều này giúp công ty có nguồn doanh thu ổn định hơn và có thể liên tục phát triển sản phẩm.
Đổi lại, người dùng nhận được các bản cập nhật, dịch vụ trực tuyến và những tính năng mới trong thời gian sử dụng.
Đó là lý do mô hình thuê bao ngày càng phổ biến trong ngành phần mềm.
Nhưng Office 365 có một nhược điểm: phải trả tiền định kỳ
Đây cũng là điều khiến nhiều người không thích Microsoft 365.
Với Office mua một lần, bạn có thể nghĩ:
“Tôi mua một lần rồi dùng thôi.”
Trong khi Microsoft 365 lại giống như:
“Muốn tiếp tục sử dụng đầy đủ dịch vụ thì phải duy trì thuê bao.”
Nếu ngừng thuê bao, quyền sử dụng các tính năng trả phí sẽ bị ảnh hưởng tùy theo sản phẩm và gói đăng ký.
Vì vậy, Microsoft 365 không phải lúc nào cũng phù hợp với tất cả mọi người.
Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng sử dụng Word và Excel, việc mua một sản phẩm Office mua một lần có thể là lựa chọn đáng cân nhắc.
Ngược lại, nếu bạn thường xuyên sử dụng OneDrive, Outlook, Word, Excel, PowerPoint và các dịch vụ trực tuyến khác thì mô hình Microsoft 365 có thể phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng.
Vậy tại sao Office 365 lại đổi tên thành Microsoft 365?
Đây là một câu hỏi khác mà rất nhiều người thắc mắc.
Office 365 không biến mất hoàn toàn.
Microsoft đã thay đổi thương hiệu sang Microsoft 365 để phản ánh việc dịch vụ không còn chỉ tập trung vào bộ ứng dụng Office.
Nói cách dễ hiểu:
Ngày trước:
Office 365 = chủ yếu nghĩ đến Word, Excel, PowerPoint.
Ngày nay:
Microsoft 365 = Word + Excel + PowerPoint + OneDrive + các dịch vụ khác + nhiều tính năng mới.
Vì vậy, cái tên Microsoft 365 phù hợp hơn với định hướng của Microsoft.
Office 2024 và Microsoft 365: Có phải hai thứ giống nhau?
Không.
Đây là điểm rất quan trọng.
Microsoft hiện vẫn cung cấp Office 2024 theo hình thức mua một lần, trong khi Microsoft 365 hoạt động theo mô hình thuê bao. Office 2024 không tự động được nâng cấp lên phiên bản Office lớn tiếp theo, trong khi Microsoft 365 được cung cấp các cập nhật theo chính sách của thuê bao.
Có thể nhớ bằng một câu rất đơn giản:
Office 2024
Mua một lần → dùng một phiên bản.
Microsoft 365
Đăng ký → sử dụng dịch vụ → cập nhật liên tục.
Người dùng bình thường nên chọn cái nào?
Không có một lựa chọn phù hợp cho tất cả mọi người.
Điều quan trọng là bạn cần xem mình sử dụng Office như thế nào.
Nếu bạn chỉ cần Word, Excel, PowerPoint
Bạn có thể quan tâm đến Office mua một lần.
Đây là kiểu sử dụng khá đơn giản:
Cài phần mềm → làm việc → lưu tài liệu → sử dụng lâu dài.
Nếu bạn thường xuyên làm việc trên nhiều thiết bị
Microsoft 365 có thể thuận tiện hơn nhờ khả năng kết hợp các ứng dụng với dịch vụ đám mây và đồng bộ dữ liệu.
Nếu bạn thích các tính năng mới
Microsoft 365 hướng đến việc cung cấp các bản cập nhật và tính năng mới trong thời gian thuê bao còn hiệu lực.
Nếu bạn sử dụng OneDrive thường xuyên
Microsoft 365 cũng đáng để xem xét vì OneDrive là một phần quan trọng trong hệ sinh thái này.
Một điều thú vị: Bạn không nhất thiết phải mua Microsoft 365
Nếu nhu cầu của bạn chỉ là sử dụng Word, Excel hoặc PowerPoint ở mức cơ bản, Microsoft cũng cung cấp phiên bản web của các ứng dụng này.
Bạn có thể sử dụng chúng trực tiếp trên trình duyệt với tài khoản Microsoft.
Điều này khá phù hợp với những người:
- Không muốn cài phần mềm.
- Chỉ chỉnh sửa tài liệu đơn giản.
- Không sử dụng Office thường xuyên.
- Muốn làm việc nhanh trên trình duyệt.
Tất nhiên, phiên bản web có những giới hạn nhất định so với các ứng dụng dành cho máy tính.
Từ Office đến Microsoft 365: Microsoft đang thay đổi điều gì?
Nếu nhìn lại toàn bộ quá trình, bạn sẽ thấy sự thay đổi khá rõ.
Thời kỳ trước:
Máy tính là trung tâm → phần mềm được cài trực tiếp trên máy → mua phần mềm một lần.
Ngày nay:
Máy tính + điện thoại + Cloud → dữ liệu được đồng bộ → phần mềm trở thành một dịch vụ.
Vì thế, Microsoft không đơn giản tạo ra Office 365 vì Office cũ không đủ tốt.
Họ đang thay đổi cách cung cấp phần mềm để phù hợp với cách con người làm việc hiện nay.
Kết luận
Vậy Microsoft đã có Office rồi, tại sao lại ra mắt Office 365?
Câu trả lời ngắn gọn là:
Vì Microsoft muốn chuyển từ việc bán một bộ phần mềm sang cung cấp một dịch vụ liên tục.
Office truyền thống tập trung vào những ứng dụng như Word, Excel và PowerPoint.
Office 365, sau này được phát triển thành Microsoft 365, mở rộng sang Cloud, đồng bộ dữ liệu, cộng tác trực tuyến, cập nhật liên tục và nhiều dịch vụ khác.
Do đó, bạn có thể nhớ đơn giản:
Office = mua phần mềm.
Microsoft 365 = đăng ký một hệ sinh thái dịch vụ.
Và đó cũng chính là lý do tại sao ngày nay, khi nhắc đến Office, chúng ta thường thấy cái tên Microsoft 365 xuất hiện nhiều hơn.
